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Configuration CRM, intégrations et automatisation des processus

Une demande. Un suivi bien organisé. Une demande reçue par votre site devrait arriver au bon endroit, à la bonne personne, sans être recopiée à la main. Nous configurons votre CRM, le relions à vos outils et automatisons les étapes qui reviennent souvent, en partant de votre façon réelle de travailler. Les règles, les exceptions et les vérifications humaines sont définies avant la mise en place.

Parlons de vos outils

Quand organiser votre suivi dans un CRM et l’automatiser

Un CRM n’a pas besoin d’être complexe pour être utile, et une automatisation part d’un travail concret, pas d’un outil. Il s’agit surtout de savoir qui s’occupe d’une demande, où elle en est, et ce qui se refait chaque fois.

  • Les demandes se dispersent

    Une demande arrive par le site, une autre par courriel ou par téléphone. Personne ne sait avec certitude qui l’a traitée ni où elle en est.

  • Votre tableur ou votre CRM ne suit plus

    Le tableur devient difficile à tenir à jour à plusieurs, ou le CRM existe, mais ses champs et ses étapes ne correspondent pas à votre façon de vendre. L’équipe revient au courriel.

  • Les mêmes informations sont saisies deux fois

    Les coordonnées d’un formulaire sont recopiées à la main dans le CRM ou dans un autre outil, avec des oublis et des doublons.

  • Les mêmes étapes reviennent après chaque demande

    Accuser réception, créer une tâche, prévenir un collègue, relancer un client : tout se fait à la main, quand quelqu’un y pense. Quand cette personne est absente, le dossier attend.

Intégration CRM et automatisation des tâches répétitives

Organiser le passage de l’information. Chaque mandat est délimité avant de commencer, à partir des outils que vous utilisez déjà; une règle simple suffit souvent. Il peut couvrir un ou plusieurs de ces volets.

  • Comprendre votre suivi

    Décrire le parcours d’une demande avec les personnes qui la traitent : par où elle arrive, qui la reçoit, les étapes qu’elle traverse, les cas inhabituels et l’endroit où l’information se perd. Ce portrait montre ce qui peut être automatisé et ce qui doit rester entre les mains de votre équipe.

  • Configurer le CRM et reprendre vos données

    Paramétrer les champs, les étapes de vente, les vues et les accès de l’équipe dans le CRM que vous utilisez ou que vous choisissez, par exemple HubSpot, Zoho CRM ou Pipedrive, selon votre façon de travailler. Au besoin, reprendre vos données : importer les contacts d’un tableur, nettoyer les doublons ou migrer d’un CRM à un autre, selon ce que l’ancien outil permet d’exporter.

  • Relier vos outils

    Connecter le formulaire de votre site au CRM, à votre messagerie ou à votre calendrier, avec les connexions offertes par vos outils ou un service d’intégration, par exemple Zapier ou Make.

  • Automatiser les étapes répétitives

    Accusé de réception à partir d’un modèle validé, attribution selon le service demandé, création de tâches, rappels de suivi. Les cas que les règles ne savent pas traiter sont signalés à une personne de votre équipe.

Exemple d’automatisation : du formulaire web au suivi dans le CRM

Les étapes réelles, les outils et les validations sont convenus avec chaque entreprise.

  1. La demande arrive

    Un visiteur remplit le formulaire de demande de soumission sur votre site et précise le service qui l’intéresse.

  2. Une fiche est créée

    Le CRM crée la fiche du contact, ou complète celle qui existe déjà, avec le service demandé et la provenance de la demande, sans copie manuelle.

  3. La bonne personne est avisée

    Une règle attribue la demande à la personne responsable de ce service, qui reçoit un avis. Un cas ambigu lui est signalé plutôt que deviné.

  4. Un accusé de réception part

    Le visiteur reçoit un message préparé à partir d’un modèle que vous avez validé. Il confirme la réception, sans prix ni engagement.

  5. Le suivi est rappelé

    Sans nouvelles du client après le délai que vous avez choisi, un rappel apparaît dans le CRM pour décider de la suite.

Exemple illustratif, pas un mandat réalisé.

Comment se déroule un projet d’intégration CRM et d’automatisation

Les étapes sont les mêmes que vous partiez d’un tableur ou d’un CRM existant; leur durée dépend du nombre d’outils à relier, des scénarios retenus et des accès disponibles.

  1. Comprendre votre suivi

    Examiner comment les demandes arrivent, qui les traite, les étapes de vente et les tâches qui reviennent. Relever les exceptions, faire l’inventaire des outils et de leurs accès, et vérifier la qualité des informations de départ.

  2. Vérifier la compatibilité et convenir du mandat

    Vérifier ce que vos outils permettent de relier. Une proposition précise le CRM retenu, les connexions, les automatisations et leurs validations humaines, les livrables, le calendrier, le prix et les licences ou abonnements à prévoir, avec la personne qui les paie.

  3. Configurer, relier et automatiser

    Mettre en place les champs, les étapes de vente et les accès, puis les connexions et les règles retenues, dans des comptes au nom de votre entreprise.

  4. Tester sur des cas représentatifs

    Envoyer des demandes d’essai et vérifier les cas courants comme les exceptions : information manquante, doublon, demande ambiguë, outil indisponible. Corriger avant la mise en service.

  5. Remettre

    Expliquer le fonctionnement à votre équipe, remettre les accès, la documentation et la marche à suivre si un outil ne répond plus. Un suivi ou des ajustements peuvent être convenus séparément.

Livrables d’un projet d’intégration CRM et d’automatisation

La liste exacte dépend du mandat convenu.

Parcours de l’information

Provenance des demandes, informations utiles, étapes, responsables et exceptions, décrits sur une page.

CRM configuré

Champs, étapes de vente, vues et accès de l’équipe, selon le périmètre retenu, et données reprises (import, doublons, migration) lorsque le mandat le prévoit.

Connexions définies

Échanges convenus entre le formulaire, le CRM et vos autres outils, avec la liste des champs transmis.

Scénarios d’automatisation

Pour chaque scénario : déclencheur, règles, validations humaines et cas qui restent manuels.

Tests documentés

Demandes d’essai et exceptions vérifiées, résultat observé et corrections apportées.

Prise en main

Accès au nom de votre entreprise, indications pour l’utilisation courante et marche à suivre si un outil ne répond plus.

Ce qui est inclus dans une intégration CRM, et ce qui ne l’est pas

Un outil de suivi, pas une promesse de ventes

Un CRM bien configuré et des étapes automatisées facilitent le suivi; ils ne garantissent ni un nombre de demandes ni des ventes. Le temps libéré dépend du volume, des exceptions et de la qualité des informations de départ : si elles sont incomplètes, mieux vaut les clarifier avant d’automatiser.

Une personne garde la décision

Une automatisation applique les règles que vous avez validées. Les cas qu’elle ne sait pas traiter sont signalés à une personne de votre équipe, et les prix, les conditions et les réponses délicates restent entre ses mains.

Expertise particulière

Nous ne nous présentons pas comme spécialistes d’un logiciel CRM. Les projets qui demandent un développement spécialisé sont évalués et peuvent impliquer un partenaire; AETHER coordonne alors le mandat et en vérifie la qualité.

Licences, abonnements et frais externes

Les licences du CRM et les abonnements des outils d’intégration sont ouverts au nom de votre entreprise. Ils sont présentés dans la proposition, avec leur coût prévu et la personne qui les paie, avant toute décision.

Questions fréquentes sur l’intégration CRM et l’automatisation

Faut-il changer de CRM?

Pas nécessairement. Nous commençons par les outils déjà utilisés. Leur compatibilité, leurs limites et les coûts possibles sont examinés avant de proposer une solution.

Peut-on garder nos outils existants?

C’est notre point de départ. Nous vérifions ce que vos outils permettent de recevoir et de transmettre; si une connexion n’est pas possible ou demande un développement particulier, nous vous l’indiquons avant de proposer une autre option.

Je n’utilise qu’un tableur, est-ce utile?

Oui, si plusieurs personnes font le suivi ou si des demandes vous échappent. Un CRM simple, configuré selon vos étapes réelles, peut prendre le relais du tableur, et les contacts de votre tableur peuvent y être importés, doublons nettoyés, dans le cadre du mandat. Si le tableur suffit pour l’instant, nous vous le dirons.

Mon entreprise est-elle trop petite pour automatiser?

Pas forcément. Ce qui compte, c’est qu’une tâche revienne assez souvent, de façon assez semblable, pour justifier la mise en place et le suivi. Pour une tâche rare ou qui change chaque fois, une meilleure façon de faire peut suffire; le premier échange sert aussi à le vérifier.

Qui vérifie les exceptions?

Une personne de votre équipe, nommée dans le scénario. Les cas que les règles ne savent pas traiter lui sont signalés, et les messages envoyés automatiquement partent de modèles que vous avez validés.

Que se passe-t-il si un outil change ou tombe en panne?

La marche à suivre est prévue dès le départ : comment repérer l’arrêt, qui reprend la tâche à la main et comment relancer le scénario. Les ajustements après un changement d’outil peuvent être convenus séparément.

Qui paie les licences, et que se passe-t-il si un outil change de prix?

Les licences du CRM et les abonnements des outils d’intégration sont ouverts au nom de votre entreprise; leur coût et la personne qui les paie sont présentés dans la proposition. Les éditeurs peuvent modifier leurs prix après la mise en place : comme les comptes vous appartiennent, vous gardez le choix de conserver l’outil, de changer de formule ou d’en évaluer un autre.

Voir toutes nos offres

Voici les types de mandats que nous prenons en charge pour organiser les outils des PME du Québec et alléger leurs tâches répétitives. Nous configurons et relions les outils que vous utilisez, sans nous présenter comme spécialistes d’un éditeur, et nous vous proposons un partenaire lorsque c’est nécessaire.

CRM

  • Configuration d’un CRM
  • Mise en place d’un CRM pour une PME
  • Aide pour choisir un CRM adapté à une PME
  • Explication de ce qu’un CRM peut faire pour votre suivi
  • Connexion du formulaire de votre site à votre CRM
  • Configuration d’un CRM courant, par exemple HubSpot, Zoho CRM ou Pipedrive
  • Intégration de HubSpot avec votre site et vos autres outils

Reprise de données

  • Import des contacts d’un tableur dans votre CRM
  • Nettoyage des doublons dans vos données
  • Passage d’un CRM à un autre, avec la migration de vos données

Intégrations

  • Intégration de vos logiciels entre eux
  • Intégration par API entre deux outils
  • Connexion de votre CRM et de votre messagerie

Automatisation

  • Automatisation des processus d’affaires
  • Automatisation pour une PME, sans outil imposé
  • Automatisation des tâches répétitives
  • Fin de la double saisie entre vos outils
  • Relances automatiques des clients, selon des règles convenues
  • Suivi automatisé des demandes entrantes
  • Prise de rendez-vous en ligne reliée à votre calendrier
  • Automatisation de la facturation entre vos outils

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Indiquez-nous comment vos demandes arrivent aujourd’hui, les outils que vous utilisez pour les suivre (CRM, tableur ou courriel) et les tâches qui reviennent le plus souvent. Nous vous répondons avec les prochaines étapes.

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